Đối với một người Leader thì không thể tránh khỏi việc đau đầu khi phân chia công việc hoặc là lên kế hoạch cho dự án đang thực hiện hoặc sắp bắt đầu. Để làm tốt việc đó thì nay mình xin giới thiệu đến các bạn một công cụ đã lâu nhưng nó rất tiện lợi và có ích cho chúng ta. Đó là Trello. Ngoài Trello ra thì có rất nhiều cái khác nữa nhưng mình chưa có thời gian tìm hiểu và sự dụng. Nếu bạn muốn phân chia công việc tốt thì Wunderlist là cái mà không thể bỏ qua. Mình sẽ giới thiệu công cụ đó ở bài sau.
Sử dụng Trello quản lý Project
Trello nó có thể đồng hành cùng bạn từ những dự án nhỏ đến dự án lớn hơn nhiều. Nó giúp bạn chi tiết hóa được những yếu tố cần và đủ trong bản kế hoạch (Plan) của bạn. Và chỉ cần có internet là bạn có thể xem nó ở bất cứ nơi đâu. Sau đây mình sẽ phân tích và nêu lên 1 vài chức năng chính của nó.
Có thể bạn quan tâm:
- 12 bước buộc phải làm để video lên top Youtube
- Tool hỗ trợ SEO đề xuất và xây dựng hệ thống Playlist
- Hướng dẫn sử dụng GSA Search Engine Ranker từ A-Z
- Share Cách Test bản quyền nhạc Youtube nhanh vãi
- Mua lượt xem ảo Youtube bạn vẫn kiếm tiền thật được
Trello – Template board:
Chúng ta sẽ dùng template có sẵn của Trello. Có thể tạo được nhiều Template và thêm vào mục yêu thích. Giao diện sẽ tương tự như hình dưới đây.
Ở đây các bạn chỉ cần hiểu đơn giản là chúng ta sẽ list các công việc vào những Card tương ứng của nó theo chiều từ trái qua phải. Các bạn sẽ sắp xếp bà chia theo ý thích. Ở những dự án đơn giản mình sẽ chia như sau:
- Danh sách công việc
- Công việc đang thực hiện
- Công việc đã hoàn thành
- Bổ sung và sửa đổi
Tuy nhiên, đối với những project lớn thì mức độ yêu cầu chi tiết sẽ phức tạp hơn nhiều. Khi đó đòi hỏi Trello board cần được tùy chỉnh và tối ưu hơn để phù hợp hơn và hỗ trợ được các nhu cầu thực tế khác nhau của công việc.
Ví dụ: trước khi Card được chuyển từ Đang thực hiện (Doing) sang Hoàn thành (Done), bạn sẽ phải thêm bước Review (kiểm tra lại) – Như bước trên của mình là “bổ sung và sửa đổi”. Việc đó cũng giúp bạn có thêm thói quen xem xét lại công việc mỗi khi hoàn thành 1 dự án nào đó để có được một sản phẩm tốt nhất vịnh bắc bộ.
Ví dụ: trước khi Card được chuyển từ Đang thực hiện (Doing) sang Hoàn thành (Done), bạn sẽ phải thêm bước Review (kiểm tra lại) – Như bước trên của mình là “bổ sung và sửa đổi”. Việc đó cũng giúp bạn có thêm thói quen xem xét lại công việc mỗi khi hoàn thành 1 dự án nào đó để có được một sản phẩm tốt nhất vịnh bắc bộ.
Do đó, một project thực tế tại SpeedyGok có thể có những “công đoạn” ở giữa để giúp theo dõi và quản lý hiệu quả hơn. Ví dụ đây là Trello của SEO TroGiup.Net – một internal project của TroGiup.Net.
Trello – SpeedyGok – SEO TroGiup.Net
Cần đảm bảo thông tin của Card luôn đầy đủ. Ngoài ra, bạn có thể tận dụng những tính năng khác của một card trong Trello để giúp đưa thêm những thông tin chi tiết cần thiết:
- Assign: chỉ định những thành viên tham gia phụ trách công việc đó. Tại mỗi giai đoạn có thể có những thành viên phụ trách từng phần việc khác nhau, nếu bạn đã làm xong phần việc của mình, hãy move card đó qua List tiếp theo bên phải và tiếp tục gán “assign” cho thành viên khác phụ trách.
- Label: dán nhãn cho card để giúp đánh dấu những thông tin khác kèm theo, nhất là mức độ quan trọng hoặc mức độ cần thiết của Card ví dụ như: Urgent, Important, Critical, Nice to have…
- Due Date: là Deadline của Card. Khi tới tới Deadline thì đồng hồ trên Card sẽ đỏ lên nhắc nhở bạn. Đặt ra Due Date cũng là một thói quen tốt để kiểm soát công việc cũng như giúp giao tiếp hiệu quả hơn (sếp thông báo cho nhân viên biết khi nào Card đó phải hoàn thành).
- Attachment: bạn có thể attach tất cả những tài liệu khác vào Card (như các file, link…) để giúp tổng hợp những thông tiên liên quan vào 1 chỗ thay vì email qua lại gây khó khăn trong việc tra cứu sau này.
Ví dụ: Bạn Design khi thiết kế xong thì attach file PSD của mình vào để bạn Dev tải về cắt HTML. Bạn QA khi test ra lỗi thì attach luôn cái screenshot có đánh dấu để bạn Dev đỡ phải đi tìm. - Checklist: là danh sách những task cụ thể thuộc Card đó. Với những Card bao gồm nhiều task, tốt nhất bạn nên tạo 1 checklist liệt kê đầy đủ, rõ ràng những đầu việc cần làm để tránh sai sót cũng như có thể đánh dấu vào từng mục nhỏ khi đã hoàn thành.
- Comments: đây chính là ưu điểm của Trello so với những phần mềm To-Do khác. Do nhiều người cùng làm nên phần comments giúp cho việc trao đổi giữa những thành viên với nhau hiệu quả và tập trung. Bất kỳ những thông tin phát sinh cũng cần được comment lại để khi manager/client theo dõi các comments có thể nắm rõ tiến trình công việc để có những điều chỉnh thích hợp.
Một card như thế nào được gọi là “chuẩn”?
Bọn mình cũng tham khảo nhiều trang, nhất là dùng Trello cho Agile development và cũng tìm được khá nhiều tài liệu hay hay (bài này là 1 ví dụ). Sau đó áp dụng thử thì bọn mình rút ra được một số yêu cầu sau đây được xem là cần thiết cho 1 Card “chuẩn” cũng như một Board có đầy đủ chức năng:
Đảm bảo card có đầy đủ thông tin liên quan để giúp cho thành viên phụ trách card đó tiết kiệm thời gian thay vì đi khắp nơi tìm kiếm thông tin, tài liệu để làm việc: ghi rõ mô tả trong Description, đính kèm tất cả những file liên quan, dùng checklist để chia nhỏ công việc, dán label đầy đủ.
Assign chính xác người đang thực hiện công việc trên Card tại thời điểm hiện tại. Khi card đã hoàn thành 1 công đoạn và chuyển sang cho người mới thì Assign phải được cập nhật phù hợp. Nói chung nhìn vô Card có thể biết ai đang phụ trách card đó để dễ “nắm đầu” mà xử!
Có Deadline rõ ràng.
Bất kỳ những “diễn biến” trong quá trình thực hiện Card này cần được comment lại, dù là nhỏ nhất. Trong quá trình làm việc khi Dev gặp khó khăn kỹ thuật thì phải ghi chú liền để mọi người nắm thông tin. Khi thực hiện xong cũng cần comment báo lại để có “timestamp” – mốc thời gian chính xác khi nào công việc được hoàn thành. Khi có những thay đổi phát sinh cũng cần được ghi chú để bất kỳ ai mở card lên đọc Comments có thể hiểu được vấn đề.
Đây là 1 Card tạm gọi là “chuẩn” của project CognitoCRM. Tuy vậy nó vẫn còn 1 điểm chưa thật sự trọn vẹn, đố bạn đó là điểm nào?
Assign chính xác người đang thực hiện công việc trên Card tại thời điểm hiện tại. Khi card đã hoàn thành 1 công đoạn và chuyển sang cho người mới thì Assign phải được cập nhật phù hợp. Nói chung nhìn vô Card có thể biết ai đang phụ trách card đó để dễ “nắm đầu” mà xử!
Có Deadline rõ ràng.
Bất kỳ những “diễn biến” trong quá trình thực hiện Card này cần được comment lại, dù là nhỏ nhất. Trong quá trình làm việc khi Dev gặp khó khăn kỹ thuật thì phải ghi chú liền để mọi người nắm thông tin. Khi thực hiện xong cũng cần comment báo lại để có “timestamp” – mốc thời gian chính xác khi nào công việc được hoàn thành. Khi có những thay đổi phát sinh cũng cần được ghi chú để bất kỳ ai mở card lên đọc Comments có thể hiểu được vấn đề.
Đây là 1 Card tạm gọi là “chuẩn” của project CognitoCRM. Tuy vậy nó vẫn còn 1 điểm chưa thật sự trọn vẹn, đố bạn đó là điểm nào?
Cuối cùng, Trello cũng chỉ là một công cụ, cách bạn dùng nó sẽ đem đến cho bạn những giá trị khác nhau. Có rất nhiều hướng dẫn về sử dụng Trello bạn có thể Google một cách nhanh chóng, tuy nhiên bạn (và team) có đủ kỷ luật để tuân theo hay không mới là điều quan trong.
Nếu các bạn có công cụ hay thì hãy chia sẻ và gửi về email: thaont@speedygok.com. Mình sẽ đăng bài tiếp và ghi nguồn tác giả.